Procesos de Comunicación organizacional

Dentro del proceso de comunicación organizacional existen diversas ramas en las cuales, uno como comunicador, puede desenvolverse:

ÞInvestigación

ÞGestión

ÞProducción


Investigación

La investigación es un estudio cuantitativo o cualitativo que pretende visualizar el proceso de comunicación y al contexto de la organización. En esta rama se necesita definir un tema y determinarlo. Además, ser muy claros y concretos de qué y cómo pretendemos realizar una estrategia de comunicación o resolver problemas en este ámbito. En otras palabras, esto nos permite pensar en un tema específico de cierta problemática a resolver y las distintas herramientas que nos puedan ayudar conforme al tema. A esto se le llama estrategia metodologica.

Debemos tomar en cuenta que al realizar una investigación, debemos garantizar el conocimiento más que la información. Y, proponer distintos formatos de presentación, como parte del arte del comunicador. Por ejemplo:

∆ Video
∆ Exposición fotográfica
∆ Diapositivas diseñadas por nosotros mismos, entre otras.


Gestión

Dentro de esta rama, existen otros pasos a seguir para que un comunicador pueda desempeñarse como shifter:

◊ Diagnóstico: esto implica un análisis de la problemática, al igual que del contexto en el que se desarrolla.

◊ Planificación: Esta etapa es como una cadena para obtener la meta de dar solución a un problema comunicacional:

Se necesita pensar en estrategias para resolverlas
↓
Para ello

↓

En las acciones que voy a tomar para dichas estrategias

↓

Y

↓

En las actividades para realizar dichas acciones

Por otra parte, para cumplir con estos pasos, debemos tener un calendario donde estipulemos el plazo de la gestión, los tiempos en los que se realizaran las actividades, Y, establecer un presupuesto para el proyecto. También, necesitamos definir de qué manera vamos a evaluar los resultados que obtengamos de él.

◊ Evaluación: Con las herramientas que escojamos para evaluar la gestión sabremos cuáles son los índices de eficiencia y eficacia de las acciones de comunicación de la labor hecha.


En mi opinión, esta es una de las áreas más creativas con las que cuenta el comunicador para demostrar su ingenio y su capacidad de diseñar proyectos que permitan un buen flujo de comunicación y esté libre de varios problemas, no todos, pero si algunos. Además, es aquí donde también se evalúa la capacidad de un comunicador de poder trabajar en equipo y poner en práctica, si es el director o líder del grupo, las teorías vistas anteriormente.

Bueno, pues esta semana, para relajarlos, les comentaré sobre una obra de teatro: “Por delante y por detrás”.

Esta obra fue presentada, por cuarta vez, en el teatro Poma este miércoles 21. Sin embargo, pude asistir hasta la función de ayer, 22 de mayo, por la noche. Los actores son : Dinora Cañenguez, Regina Cañas, Leandro Sánchez, Juan Barrera, Yasmín Chahín, Salvador Solís, Karen Castillo, Herberth Quezada y Fernando Rodríguez.

La temática de esta obra, abordada desde el género cómico, era sobre los problemas personales que tienen o enfrentan los actores y cómo estos influyen a la hora de interpretar una obra de teatro. A esto se le llama metateatro. Metateatro significa una obra dentro de otra obra. Asimismo, sobre la interacción entre los mismos actores y el director.

En mi opinión es una obra bastante buena, ya que tiene buen manejo del tiempo y de las relaciones de los personajes. La finalidad que intenta conseguir esta obra es divertir al público, lo cual consiguieron, pues risas y carcajadas sonaban en toda la sala.

No obstante, hay elementos de la comunicación que pueden distinguirse en la obra, como algunas características de la teoría “Y”. Dentro de las relaciones de los personajes, se puede vislumbrar que si hay una cercanía diplomática entre todos para poder producir la obra. Pero no es así, pues a la hora de llamarle la atención a uno de los actores, lo trata mal sin saber que tuvo un problema familiar (no les contaré, mejor vayan a verla). También, se puede ver una de las limitaciones de esta teoría. Cuando las relaciones entre los actores y el director va mal, esto tiende a afectar la producción de la obra.

Esto puede mejorarse si el director se preocupara más por los problemas que les afectan y entablar elementos de la comunicación para evitar lo informal, como los “chambres” que se comentaban el papel que interpretaba Dinora Cañenguez dentro de la obra.

Teoría Z

Esta teoría quise tratarla aparte, ya que hay elementos muy importantes que debemos retomar.

Teoría
Es también llamada “método japonés”. Esta teoría fue desarrollada por William Ouchi, la cual ve a los empleados como seres humanos. En ella se implementan muchas cualidades orientales dentro de las empresas, en las cuales se reconoce en el otro una familia. Al ser reconocidos, ganan importancia y mejoran su rendimiento.

Ouchi considera que hay tres tipos de empresa:

• la del tipo A que asimiló a las empresas americanas.


• las del tipo J que asimiló a las firmas japonesas.


• las de tipo Z que tienen una nueva cultura: Esta contiene características de las
  dos tipologías anteriores y recoge un poco más de las ciertas características
  comunes a las de las compañías japonesas
  

Esta teoría nos dice que los empleados que se sientan bien son aquellos que están incluidos en la cultura organizacional. Esto hace que los empleados, al sentirse parte de, luchen por la superación de la empresa y, en consecuencia, se auto-superen.

Utiliza tres principios:
♣Confianza
♣Atención a las relaciones humanas
♣Relaciones sociales estrechas

Navegando por la web, me encontré estos principios que también son utilizados en las empresas, se les denomina las 5 “S” japonesas:

±Seiri: (separar) diferenciar entre elementos necesarios e innecesarios en el gemba y descargar estos últimos.

±Seiton: (ordenar) disponer en forma ordenada todos los elementos que quedan después del seiri.

±Seiso: (limpiar)mantener limpias las máquinas y los ambientes de trabajo.

±Seiketsu: (sistematizar)extender hacia uno mismo el concepto de limpieza y practicar continuamente los tres pasos anteriores.

±Shitsuke: (estandarizar) construir autodisciplina y formar el hábito de comprometerse en las 5 S mediante el establecimiento de estándares.

En lo personal me parece muy llamativa esta teorí, sin embargos, creo q en la sociedad en la que vvimos es un tanto riesgosa. No obstante, creo que es una de las mejores, ya que hace que el trabajador se sienta parte del cuerpo de la empresa y el protector de ella y su prosperidad. Asimsimo, cambia el sentido de "trabajar para la empresa" po "trabajar por la empresa". Como comunicadores, estamos llamados a alcanzar que esto se genere dentro de las empresas, pero, al mismo tiempo, cuidar que esto no se pase de los límites

Teorías para una empresa organizacional

Teoría de las decisiones

Las decisiones son un proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o más cosas. Nos lleva a pensar qué vamos hacer en ciertas situaciones de la vida.

De una correcta o incorrecta toma de decisiones depende la forma en que una organización evolucione y logre o no el éxito organizacional.

Esta teoría nos dice que hacer un cambio es un motor para mejorar los negocios. Por lo cual, menciona los modelos de criterios de decisión:

■ Certeza: saber qué efectos tendrá nuestra acción, con seguridad.
■ Nivel de riesgo: Es necesario tomar en cuenta que no sabemos qué va a pasar con nuestra decisión. Sin embargo, lo podemos averiguar con un estudio de mercado y calcular las probabilidades.
■ Incertidumbre estructurada: no sabemos qué va a ocurrir si tomamos ciertas decisiones, pero sí sabemos que puede ocurrir de entre varias posibilidades.
■ Incertidumbre no estructurada: cuando no tenemos ni idea de qué puede pasar.

La toma de decisiones en una organización influye en cuatro funciones administrativas:

♣ Planeación o procedimientos
♣ Organización. División del trabajo y descripción de funciones
♣ Dirección o ejecución. Supervisión
♣ Control. Retroalimentación

Esta teoría nos ayuda a elegir un mejor camino a la hora de tomar decisiones y nos permite ver más allá de lo evidente.

Empresas red

Esta teoría la desarrolló el sociólogo Manuel Castells. Se trata de una estructura más flexible por medio de redes.

Se adapta al contexto actual y de conectividad que busca alianzas- internas y externas- según la conveniencia de la empresa.

La empresa es capaz de establecer vinculaciones e irse moviendo según los intereses institucionales. Termina con la rigidez y las ataduras.

El modelo de redes multidireccionales consiste en la agrupación de pequeñas empresas con el fin de desarrollar acciones comunes sobre el mercado. Y,
se sustenta en el principio de una cadena o red.

Estas empresas son las transnacionales, las cuales esparcen su productividad alrededor del mundo.

Estas dos teorías deben ser aplicadas en cualquier empresa, ya que la empresa depende de las desiciones que tome para crecer o menguar y de las relaciones externas e internas.

Es necesario construir relaciones dentro de las empresas y sus distintos departamentos, como con otras empresas que prestan otros servicios que se pueden utilizar. Sin embargo, la teoría de las empresas red, a mi parecer, tiene una desventaja, ya que son relaciones a corto plazo, por ende, no puede haber una relación social muy estable. No obstante, un elemento muy destacable es que puede retomarse lo mejor de la retroalimentacion con ellas y enriquecer los conocimientos de mi empresa.

Además, si como comunicadores vamos a trabajar en las empresas debemos estar conscientes de estas teorías y aplicarlas.

Teorias de las relaciones humanas

En estas teorías hay dos exponentes muy importantes, quienes comenzaron a trabajar con la comunicación y gestión dentro de los empleados de las empresas.

Elton Mayo

Inició un nuevo pensamiento basado en el concepto del hombre social. La gente no trabajaba por el ambiente que se vivía dentro de las empresas y fábricas. Mas bien, trabajaban por las relaciones sociales con sus compañeros.

Mayo pensó que un empleado satisfecho, con un espacio laboral mejorado, generaría más producción. Sin embargo, esto no era suficiente para los cambios que esperaban. Se necesitaban tomar en cuenta otras variantes para conseguir este tipo de producción como el salario, los grados de interés, la cultura y estructura organizacional.

Entonces, pensó en el hombre como un ser sociable, quien se relaciona y establece relaciones y vínculos con los demás. Uno de los fines que trataba de lograr era, además del incremento de la producción, el control de lo informal dentro de las relaciones interpersonales de los empleados.


Si creaba espacios de convivencia dentro de las empresas, se crearía, al mismo tiempo, un espacio de inclusión y, por ende, un sentido de pertenencia.

Por otro lado, esta teoría da paso a una comunicación bilateral, una retroalimentación y a las relaciones interpersonales.

Además presenta unas normas de cómo debe ser un jefe o gerente para con sus empleados, es decir, cómo debe acercarse a ellos y tratar de formar un EQUIPO de trabajo. Y, es necesario distinguir entre equipo y grupo. Un equipo es una sociedad que trabaja en conjunto y se apoyan mutuamente en las labores que realizan; en cambio, un grupo es una unión donde se delegan tareas concretas


Niklas Luhmann

El ideó la teoría de los sistemas. En él, surge la sociedad como nivel en el cual se reproducen las comunicaciones.

Cada persona tiene una propia realidad, lo cual influye en el comportamiento y relaciones interpersonales.

Niklas nos enseña que con la comunicación informal o formal que tengamos con los compañeros de trabajo y los jefes, influenciamos a otros. Y, por ende, creamos una reacción y que el otro tome una decisión. Esto, mueve los círculos de los trabajos.

Asimismo, esta teoría plantea la forma de cómo comunicar para obtener resultados efectivos y cómo me represento y me diferencio de los otros.

Además, Luhmann afirma que los sistemas nos determinan, ya que un sistema afecta el entorno y viceversa.

Estas teorías son aplicables hoy en día, a pesar de ser de varios años atrás. Lo importante de esto, es qué podemos tomar como comunicadores y poder aplicarlos en las empresas de hoy, las cuales, presentan a un nivel empobrecido de aplicación este tipo de relaciones humanas.

Si bien hacen reuniones, convivios y demás cosas, mas al finalizarlas, el ambiente no mejora mucho. Claro, esto es mi opinión. Cabe aclarar que no todas son así, pero si hay de este tipo.

Yo concuerdo con estas teorías, en especial con la de Elton Mayo, ya que si una persona está en óptimas condiciones mentales, físicas y psicológicas se tendría una mayor producción y un mejor ambiente de trabajo. El trabajar sería, me atrevo a decir, como un hobbie. Lastimosamente, esta no es nuestra realidad. Sin embargo no quiere decir que no podemos cambiar esta situación.

Está en nuestras manos, si trabajaremos en una empresa o institución, en cambiar estos patrones que han venido desde hace años.

Teorías antíguas en épocas modernas

Durante el siglo XIX, a los comienzos de la revolución industrial, surgieron tres teorías de administración y producción dentro de las empresas. Cada una tuvo su momento y auge, al igual que su tipo de comunicación. Sin embargo, estas son similares.

Taylorismo

Frederick Taylor, una apasionado al estudio del trabajo humano, creó una teoría que se enfocara en una mayor producción, para lo cual, tenía que haber una división de tareas en el proceso. Para lograrlo, había que aislar al trabajador y especializarlo en una sola tarea. Esto contribuyó a una mayor producción, como lo esperaba Taylor, y a un mayor control dentro de la empresa.

La comunicación en esta teoría era unidireccional. En consecuencia, había poca o nula retroalimentación entre los obreros y el jefe. También, no existían espacios de comunicación dentro de las fábricas, ya que esto detenía la producción y, según esta teoría, era innecesario porque la producción era lo más importante.

Quiero resaltar la palabra obrero. En esa época a los trabajadores se les veía de menos, por lo cual, se usó esta palabra en sentido peyorativo.

Henry Fayol

Henry Fayol creó una teoría similar a la de Taylor en Europa. Sin embargo, su visión era un poco más humanista. El elaboró 14 principios de la administración donde la producción era lo más importante y se concentraba en la relación de autoridades y subordinados como elemento fundamental. Asimismo, en la especialización del obrero en una tarear en particular.

La diferencia entre esta teoría y la de Fayol es que en esta ya se impulsa la remuneración personal, la burocracia en la comunicación; empieza a otorgar un sentido de pertenencia y el trabajo compartido.

Max Weber

Se centra en los procesos de burocratización, es decir, una serie de pasos a seguir como instrumento de dominio social. No obstante, esta burocratización coartaba al trabajador.

Impulsa normativas y reglamentos internos y sigue la comunicación unidireccional. Además, existe la división del trabajo y se mantiene la competencia laboral entre los trabajadores.

Hoy en día aún se ven muchos de las características de estas teorías y lo podemos ver con más facilidad en las instituciones gubernamentales y/o privadas. Asimismo, la comunicación utilizada está vigente al igual que la competencia entre los trabajadores con el fin de producir, como hace siglos.

Pero como comunicadores, nuestra tarea es evitar la poca o nula retroalimentación y crear espacios de comunicación dentro de las empresas para hacerla como un lugar más propio de cada trabajador. Sin embargo, existe una limitante: el ideal de la producción de la empresa. Al ser contratados, nos comprometemos a seguir la ideología de la empresa, la cual, casi siempre es la producción sin importar mucho lo que pase con el trabajador.

Una interrogante que me surge es : ¿cómo podremos dar sentido de pertenencia si la empresa no ve al trabajador como ser humano sino como un medio de producción?

Bueno, aquí les dejo un video de cómo eran estas teorías. Está en portugués pero el mensaje es claro. Una imagen vale más que mil palabras: